Olympics Summer event met 4000 bezoekers

Thema Olympics

Groot event = groot thema!

En met 2024 als sportzomer werden we dus ook gelijk enthousiast over het thema ‘Olympische Spelen’. Op basis van de huisstijlkleuren, die speciaal voor dit event zijn ontworpen, is het design team aan de slag gegaan met een moodboard. Ons eerste ontwerp is in grote lijnen gebaseerd op de Summer Olympics van 1984. Vandaar dat we hebben gewerkt met grote elementen, kleur en grafische prints.

Verder werden verschillende terrassen en buffetten gebaseerd op landen waar de Olympische Spelen tijdens eerdere edities zijn gehouden. Met als middelpunt het
Parisian Bistro terras, inclusief Eiffeltoren en fontein, als verwijzing naar de locatie waar de Spelen dit jaar plaatsvinden. Hieronder nog een aantal voorbeelden hoe het thema is verwerkt:

• Sportieve activiteiten, zoals de atletiekbaan die werd gebruikt als entree, een heuse BMX baan, Jeu de Boules banen, een wipe-out baan en nog veel meer. Deze activiteiten zijn in samenwerking met diverse leveranciers georganiseerd.
• Naast de actieve areas was er ook een health corner, waar men kon opladen, zowel door middel van yoga, een heerlijk sapje, of door te relaxen in het chille loungemeubilair.
• Daarnaast werd er een bijpassend menu samengesteld door onze vaste partner Hete Peper Catering, denk daarbij aan typische pita’s uit Athene (2004), maar ook paella uit Barcelona (1992), schnitzels uit München (1972) en heerlijke pizza’s uit Rome (1960)!
• De herkenbare grafische elementen, zoals de ringen van de Olympische Spelen, zijn op diverse manieren verwerkt.

Timeline event uitvoer

Om een event van dit formaat voor te bereiden, zijn we intern eerst begonnen met het samenstellen van het team. Daarin werkten we met een designer, twee technisch ontwerpers en twee projectmanagers.

Hoe verliep het traject?

• In maart zijn we begonnen met de eerste brainstorm en het uitwerken van de moodboards.
• We maakten maar liefst negen versies van de 3D-impressies. We zorgden ervoor dat al het artwork in productie genomen werd.
• De werkvoorbereiders zorgden ervoor dat de werkbonnen op tijd bij ons team in de werkplaats lagen en ze aan de slag konden.
• Doordat de locatie hetzelfde was als het voorgaande jaar, was er geen locatiecheck nodig.
• De weersvoorspellingen voor juni waren nogal wisselvallig waardoor er vooraf nagedacht moest worden over verschillende slecht weer scenario’s. Gelukkig niet nodig geweest want zowel tijdens de op- en afbouwdagen als tijdens het event was het prachtig weer en scheen de zon volop.
• Tijdens de productiemeeting, 2 weken voorafgaand aan het event, stonden we nog met onze laarzen in de blubber.
• We hebben in totaal drie dagen opgebouwd om dit Summer event klaar te maken voor de bezoekers.

Sterk staaltje maatwerk

Hoewel dit event plaatsvond in één van de drukste periodes van het jaar, is daar absoluut niets van te merken in het ontwerp. Onze designers hebben werkelijk fantastische concepten bedacht. Wat sprong er écht uit? Bekijk hieronder drie concepten:

1. Maatwerk bars
De bars moesten niet alleen creatief zijn en alle kleuren en stylingelementen uit het thema laten terugkomen, maar ook voldoende ruimte bieden voor de cateraar en onder andere beschikken over genoeg koelkasten. In de middenbar moest zelfs een enorme dubbele biertank geplaatst worden! Hoe werk je dit mooi weg, terwijl de catering er toch bij kan? Met op maat gemaakte standbouwwanden!

2. Food Disco Fairy Bread buffet
Met de nodige roze glitters, discoballen en performances van getalenteerde drag queens, via Krokant Agency, vroeg dit event ook om een lekker uitbundig buffet voor de zoete lekkernijen. En zo stond je ineens naast een roze ballenbak je softijs te discodippen!

3. Creatief ontwerp foodstraat
Hoe zorg je ervoor dat een 68 meter lange foodbuffet in een tent er geweldig uitziet? Door houten planken te printen met een toffe gekleurde opdruk, geef je het buffet een unieke en frisse uitstraling.

Brownys aan het woord

“Ook ons verbaast het niet dat de samenwerking wederom helemaal goed verliep. Voor al onze grote evenementen werken we altijd met veel plezier met Boozed. Na jarenlange samenwerking weten we goed wat we van elkaar kunnen verwachten, waardoor samenwerken altijd prettig is en “de job” altijd naar wens wordt uitgevoerd. Na een goede brainstormsessie rollen er altijd toffe ideeën uit, waar onze klanten en uiteraard wijzelf erg blij van worden.

Voor dit evenement zijn wij (Brownys) met decorbouwers gestart met het ontwerpen van een overall look & feel, beginnend bij het ontwerp van de mainstage en verschillende poorten verdeeld over het terrein. Nadat de eerste ontwerpen waren gemaakt, hebben wij deze gedeeld met Boozed en gevraagd of zij hierop konden inspelen door soortgelijke designs en kleuren te gebruiken voor de barren, foodstations en overig meubilair. We kunnen niet anders zeggen dan dat Boozed wederom met hele toffe designs is gekomen om het terrein een geheel te laten vormen, waardoor de gehele look & feel kloppend werd. Dit evenement hebben we samengewerkt met Sifra; het is altijd prettig werken met haar. We kennen elkaar inmiddels goed, waardoor we snel, effectief (en met plezier!) kunnen schakelen om het proces van het evenement zo soepel mogelijk te laten verlopen.”